Klantverhaal
Hoe een Help Scout-klant de helpdeskkosten met ongeveer 80% verlaagde
Na 10 jaar met Help Scout stapte Ahimsa over naar initdesk.
Ze behielden de essentie: gedeelde inboxen, menselijke antwoorden, klantgeschiedenis en supportprocessen. Met initdesk werden AI-concepten, automatische tags, content uit het helpcentrum en bestelgegevens onderdeel van hetzelfde ticketproces.
Resultaat: lagere softwarekosten, minder wisselen tussen apps en snellere antwoorden, met de klantcontext al in de zijbalk.
| Onderdeel | Help Scout | initdesk |
|---|---|---|
| Prijsmodel | Per gebruiker / licentie | Op basis van ticketvolume |
| Teamtoegang | Kosten stegen met de teamgrootte | Onbeperkt gebruikers |
| AI en tags | Uitbreidingen + externe tools | Concepten en automatische tags inbegrepen |
| Bestel- en verzendcontext | Handmatig / wisselen tussen apps | In de zijbalk van het ticket |
Dit overzicht weerspiegelt de inrichting van deze klant; jouw cijfers en integraties kunnen afwijken.
Maak je dezelfde afwegingen? Vergelijk prijzen, AI, migratie en onbeperkt gebruikers in onze gids met alternatieven voor Help Scout.
10 jaar
met Help Scout
4 inboxen
beheerd in één werkruimte
~80%
lagere helpdeskkosten
De uitdaging: supportkosten groeiden mee met het team
Ahimsa is een pionier in ethische mode en verkoopt wereldwijd vegan schoenen. Het team had Help Scout 10 jaar gebruikt. Dat werkte, maar naarmate Ahimsa meer segmentatie, meer maatwerk en meer mensen in de support nodig had, werden de kosten moeilijker te rechtvaardigen.
“Hoe meer we elk type verzoek wilden aanpassen en segmenteren, hoe duurder het werd.”
Gabriel Silva, directeur bij Ahimsa
Elke extra gebruiker maakte de helpdesk duurder. Tegelijk probeerde het team AI handmatig in het werkproces op te nemen. Ze wisselden tussen Help Scout, ChatGPT en andere tools om antwoorden op te stellen, verzoeken te ordenen en de support draaiende te houden. Ze “gebruikten allerlei verschillende apps om het werkproces te optimaliseren”, wat het proces vertraagde.
“Met de komst van AI hadden we het gevoel dat we allerlei verschillende apps gebruikten om ons werkproces te optimaliseren.”
Gabriel Silva, directeur bij Ahimsa
Waarom initdesk: AI-support zonder prijs per gebruiker
Ahimsa had geen zwaarder supportplatform voor grote ondernemingen nodig. Ze hadden behoefte aan een eenvoudiger proces voor e-mailsupport: meerdere inboxen, AI-conceptantwoorden, automatisch getagde verzoeken en klantgegevens direct in de zijbalk van het ticket.
- wie de klant is;
- de laatste aankopen;
- en de huidige bezorgstatus.
Daarvoor koppelde initdesk met de e-commerce-API van Ahimsa (Magento) en logistieke dienstverleners zoals DHL en SmartEnvios. In plaats van meer te betalen zodra een collega toegang nodig had, kon het team support, operations en management samenbrengen in dezelfde werkruimte.
“Naast automatisch opstellen waren ook de automatische tags en het gebruiksgemak van de kennisbank belangrijke factoren in onze beslissing.”
Gabriel Silva, directeur bij Ahimsa
Het resultaat: lagere kosten, snellere antwoorden en minder wisselen
Na de overstap naar initdesk verving Ahimsa een helpdeskproces met kosten per gebruiker door één werkruimte gebaseerd op supportvolume. Het team verlaagde de softwarekosten en maakte AI en klantcontext onderdeel van de dagelijkse support.
- Vier gedeelde inboxen: beheerd op één plek.
- AI-conceptantwoorden: gecontroleerd door het team vóór verzending.
- Automatische tags: verzoeken worden sneller geordend zonder handmatige triage.
- Snellere triage: “Je kunt eenvoudig bovenaan beginnen om alle openstaande tickets te beoordelen en te beantwoorden”, zegt Gabriel.
- Minder wisselen tussen apps: support, AI-concepten, tags, bestelgegevens en bezorgcontext zitten in hetzelfde werkproces.
De grootste verandering zat niet alleen in de kosten, maar in de context. Ahimsa kan nu antwoorden terwijl de laatste aankoop en bezorgstatus van de klant al in de zijbalk staan:
Wil je je helpdeskrekening verlagen zonder AI of teamtoegang op te geven?
Verhuis je supportinbox naar initdesk en breng je hele team, inboxen, AI-concepten, helpcentrum en klantcontext samen in één werkruimte.
Gratis proefperiode starten